Archivierung

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Archivierung – Externe Lagerung Ihrer Dokumente und Akten

Durch die gesetzlichen Auflagen sind Unternehmen und auch die öffentliche Verwaltung verpflichtet, so gut wie alle anfallenden Dokumente aufzubewahren. Die externe Archivierung ist die wirtschaftlichste und sicherste Lösung für alle weiteren betrieblichen Prozesse, denn die Aktenlagerung ist zu einer immensen und kostspieligen Aufgabe geworden - wenn man diese allein durchführen muss.

Archivieren Sie Ihre physischen Unterlagen revisionssicher in einem unsrer externen Sicherheitsarchive. So schonen Sie Ihre wertvollen Ressourcen und können sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren. Wir stellen sicher, dass Sie Ihre wichtigsten Dokumente schnell vorliegen haben und dass die Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.

Durch die Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Akten erreichen Sie die Optimierung Ihrer Dokumentenverwaltung.

Ihr Umzug in unser Sicherheitsarchiv – Der Ablauf

  • Nachdem Sie Ihre Akten und Dokumente sorgfältig beschriftet und in Rhenus-Kartons verstaut haben, holt unser Kurierfahrer die Kartons bei Ihnen ab.
  • Auf sicheren Weg werden Ihre Akten nun in eines unserer Hochsicherheitsarchive überführt.
  • Sobald Ihre Kartons bei uns ankommen, übernehmen geschulte Mitarbeiter die Datenerfassung in unser Archivsystem. Je nach Vereinbarung erhalten dabei die Akten als auch die Kartons per Barcode eine eindeutige Kennung. Über diesen Code wird die Akten direkt mit dem Lagerplatz verknüpft.

Unsere Leistungen im Überblick

Modernste Archivierungsprozesse aus einer Hand.

Externe Archivierung mit Rhenus Archiv Services
Externe Archivierung mit Rhenus Archiv Services
Externe Archivierung mit Rhenus Archiv Services
Externe Archivierung mit Rhenus Archiv Services
Externe Aktenarchivierung

Sichere Dokumentenarchivierung

Lagern Sie Ihre Akten extern in unseren Hochsicherheitsarchiven. Wir schützen Ihre sensiblen Geschäftsunterlagen mit der höchsten Sicherheit.

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    Interne Aktenlagerung

    Professionelle Aktenlagerung in Ihrem Unternehmen

    Wir stellen Ihnen unsere Ressourcen und unser Know-how zur Verfügung, damit Sie Ihre Geschäftsakten platzsparend, datenschutzkonform, zeitsparend und Risiko-reduziert in Ihrem Unternehmen lagern können.

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      Proben und Rückstellmuster

      Speziell ausgestattete Archive für Sicherungsgüter

      Rhenus Archiv Services verfügt über spezielle Archive für die pharmazeutische Industrie im GxP-regulierten Bereich.

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        Externe Archivierung mit Rhenus Archiv Services
        Externe Archivierung mit Rhenus Archiv Services
        Externe Archivierung mit Rhenus Archiv Services
        Externe Archivierung mit Rhenus Archiv Services
        Sichere Dokumentenarchivierung

        Lagern Sie Ihre Akten extern in unseren Hochsicherheitsarchiven. Wir schützen Ihre sensiblen Geschäftsunterlagen mit der höchsten Sicherheit.

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        Professionelle Aktenlagerung in Ihrem Unternehmen

        Wir stellen Ihnen unsere Ressourcen und unser Know-how zur Verfügung, damit Sie Ihre Geschäftsakten platzsparend, datenschutzkonform, zeitsparend und Risiko-reduziert in Ihrem Unternehmen lagern können.

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        Speziell ausgestattete Archive für Sicherungsgüter

        Rhenus Archiv Services verfügt über spezielle Archive für die pharmazeutische Industrie im GxP-regulierten Bereich.

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        Jetzt archivieren!

        Wir haben immer die passende Lösung: Unsere Experten beraten Sie gerne bei der Umsetzung. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

        Zum Kontaktformular 0800 100 41 68

        Fragen und Antworten zur Aktenarchivierung

        Als Archivierungsdienstleister lagern wir sämtliche Dokumente und Akten für Sie ein. Unsere Dienstleistungen bestehen neben der Archivierung auch noch über die Verwaltung der Dokumente sowie Unterstützung beim Aufbau eines gesetztes konformen Archivs bei Ihnen in der Firma.
        Zudem haben wir uns auf die Lagerung von Proben und Rückstellmuster spezialisiert, sowie dieLangzeitlagerung und Warehousing.

        Auch bei der Datenträgerarchivierung bieten wir Ihnen umfassende Lösungen für nahezu jede Art von Datenträger an. Ob elektronische Backup-Medien wie Datenbänder, MODs, WORMS, CD-ROMs, DVD-ROMs oder auch Mikrofiches und Mikrofilm: Wir garantieren eine sichere Aufbewahrung. Durch eine zertifizierte Datenträgerarchivierung beugen wir Datenverlust, Diebstahl und unsachgemäßer Lagerung vor. Die Abholung Ihrer Datenträger erfolgt turnusmäßig, auf Wunsch auch täglich. Die Aufbewahrung erfolgt in klimatisierten und brandschutzgesicherten Zonen unserer Sicherheitsarchive. Der Transport erfolgt in neutralen, klimatisierten Fahrzeugen. Die Datenträgerarchivierung stellt die perfekte Ergänzung zur externen Aktenarchivierung dar.

        Für Übernahme und Erfassung des Archivguts stehen Ihnen Mitarbeiter der Rhenus zur Verfügung. Sie verpacken Ihre Akten und Ordner in Archivkartonagen und übernehmen die Erfassung der Archiveinheiten (Akten oder Kartons). Alternativ können diese Arbeitsschritte auch durch eigene Mitarbeiter erfolgen.

        Die Erfassung bei Ihnen vor Ort hat den großen Vorteil, dass auftretende Klärfälle sofort behandelt werden können. Ihre Dokumente werden in Standard Rhenus-Kartonagen „groß“ bzw. Standard Rhenus-Kartonagen „klein“ verpackt. Sämtliche Kartonagen und Barcode-Labels erhalten Sie von uns. Zur anonymisierten Aufbewahrung sensibler Unterlagen im Sicherheitsarchiv liefern wir Ihnen barcodierte Plomben für die Kartonagen.

        Die Erfassung kann auf Einzelaktenbasis oder auf Kartonbasis erfolgen. Bei der Einzelaktenerfassung wird jede Akte mit einem Barcode versehen und anhand vorher festgelegter Erfassungsfelder, bspw. Akten-ID, Karton-ID, Kostenstelle, Abteilung, Inhaltsangaben etc. erfasst. Die Felder können von Ihnen individuell angepasst werden. Anschließend transportieren wir Ihre Dokumente mittels Sicherheitsfahrzeug in eines unserer Sicherheitsarchive. Es besteht die Möglichkeit, die Fahrzeuge mittels Plomben während des Transports vor Fremdzugriff zu schützen.

        Auch nach der Einlagerung in eines unserer Sicherheitsarchive bleiben Ihre Dokumente, über unsere internetbasierte Business Networking Plattform (BNP), jederzeit für Sie greifbar. Alle autorisierten Mitarbeiter können über eine verschlüsselte Internetverbindung in den für sie freigegebenen Archivbeständen recherchieren und Archiveinheiten bestellen oder erfassen lassen. Nachdem Sie eine Archiveinheit online bestellt haben, wird in unserem Archivsystem zeitgleich ein Auftrag angelegt. Ein Archivmitarbeiter recherchiert den Lagerplatz im Archiv und stellt die Unterlagen für den Transport bereit. Die Abforderung erfolgt auf Grundlage der vorab vereinbarten Service-Level, z.B. Zustellung innerhalb von vier Stunden, Zustellung innerhalb von 48 Stunden, Zustellung im Rahmen einer täglichen Tour oder Selbstabholung.

        Der Zugriff auf Ihre Akten kann auch per „Scan-on-Demand“ erfolgen. Das bedeutet, dass wir Ihnen die angeforderten Dokumente digital zur Verfügung stellen. Die Bereitstellung erfolgt über einen Rhenus-SFTP-Server, per E-Mail mit verschlüsselter Anlage oder über unser Online-Archiv „TotalDigital“.

        Wir sind Spezialist für die Aufbewahrung von sensiblen Geschäftsunterlagen und schützenswerten Dokumenten. Dazu zählen insbesondere Unterlagen mit personenbezogenen Sozialdaten.

        Personenbezogene Daten bedürfen besonderer Datensicherheit. Sie müssen jederzeit vor unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Verlust gesichert werden, insbesondere während der Aktenarchivierung im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und der anschließenden Vernichtung. Deshalb orientieren wir uns generell am BSI-Grundschutz und haben uns zu diesem Zweck nach ISO 27001 zertifizieren lassen.

        Der Umgang mit personenbezogenen Daten ist gesetzlich definiert. Alle anderen sensiblen, vertraulichen, internen Daten und Dokumente müssen entsprechend ihrer Qualität bewertet werden. Abhängig von der Einstufung werden die entsprechenden Maßnahmen für die Aktenarchivierung daraus abgeleitet. Gemeinsam mit unseren Kunden entwickeln wir spezifische, auf die Anforderungen abgestimmte Datenschutzkonzepte. Ganz egal, ob es um die Bearbeitung, Aufbewahrung oder Vernichtung von Daten in digitaler Form oder auf Papier geht.

        Die IT-Grundschutz-Standards wurden von dem BSI als Empfehlungen zu Methoden, Prozessen und Verfahren entwickelt, um eine Datensicherheit innerhalb eines IT-Systems gewährleisten zu können. Um dieses Ziel zu erreichen, definiert das BSI technische Sicherheitsmaßnahmen sowie infrastrukturelle, organisatorische und personelle Schutzmaßnahmen. Bisher wurden von dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik vier IT-Grundschutz-Standards definiert:

        • BSI-Standard 100-1: Managementsysteme für Informationssicherheit (ISMS). Im ersten BSI-Standard werden alle Anforderungen an ein Managementsystem für Informationssicherheit gestellt. Diese basieren auf den ISO-Standards der 2700x-Familie und beinhalten alle Begriffe sowie Prinzipien, die zur Erfüllung der Datensicherheit notwendig sind.
        • BSI-Standard 100-2: IT-Grundschutz-Vorgehensweise. Der zweite BSI-Standard beschreibt, wie alle Anforderungen in der Praxis eingesetzt werden können. Dabei werden die Organisationsstrukturen für die Informationssicherheit genauer definiert sowie Hilfe bei der Umsetzung des Sicherheitskonzepts geleistet. Zusätzlich gibt der Standard vor, wie die Informationssicherheit im laufenden Betrieb erhalten bleibt. Die IT-Grundschutz-Vorgehensweise bietet zusätzlich Hinweise und praktische Beispiele für die technische Umsetzung der IT-Grundschutz-Standards.
        • BSI-Standard 100-3: Risikoanalyse auf der Basis von IT-Grundschutz. Im dritten BSI-Standard wird die genauere Vorgehensweise geschildert, wie eine Risikoanalyse für Systeme mit höheren Sicherheitsanforderungen eingebunden werden kann.
        • BSI-Standard 100-4: Notfallmanagement. Der letzte BSI-Standard beschreibt, welche Prozesse und Dokumentationen für ein Notfallmanagement benötigt werden. Dabei soll die Ausfallsicherheit erhöht werden, sodass alle Geschäftsprozesse bei Ausfall wieder schnell aufgenommen werden können. Gelingt es einem Unternehmen, diese Standards erfolgreich umzusetzen, so erhält es ein ISO/IEC 27001-Zertifikat.