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Rhenus Archiv Services
Ihr professioneller Partner für die revisionssichere Aktenverwaltung und die Dokumentenarchivierung
Archivierungsdienstleister Rhenus Archiv Services
Unternehmen stehen vor der großen Herausforderung, Akten, Dokumente und Datenträger langfristig und sicher aufzubewahren und zu verwalten. Dies kann zu logistischen Problemen führen, wenn nicht genug Lagerplatz mit ausreichend Sicherheit zur Verfügung steht. Rhenus Archiv Services bietet als Archivierungsdienstleister schon seit mehr als 25 Jahren Unternehmen in verschiedenen Branchen professionelle und kompetente Unterstützung in der Archivierung von Akten an. Als Marktführer unterstützen wir kleine, mittelständische und große Unternehmen sowie zahlreiche DAX-Unternehmen bei der physischen Aktenlagerung und -archivierung.
Physisches Archiv – Aktenarchivierung und Dokumentenverwaltung in ganz Europa
Unsere Archiv Services Einheit kann die sichere Archivierung Ihrer Akten und Dokumente durch den innovativen und zukunftsweisenden Betrieb von Hochleistungsarchiven in ganz Europa garantieren. Wir als Archivierungsdienstleister bieten von der klassischen externen Aktenarchivierung über modernste digitale Dokumentenbreitstellung mit Scan-On-Demand bis hin zur Lagerung von Proben- und Rückstellmuster ein breites Leistungsspektrum für Ihre Dokumente an. Sollten Sie weiterhin Ihre Akten und Dokumente inhouse lagern wollen, können wir Sie bei der effizienten Archivierung unterstützen. Rhenus Archiv Services assistiert Ihnen bei dem Aufbau eines internen physischen Archivs.
Unsere Business Networking Platform – Ihre Dokumente und Akten einfach und schnell anfordern
Eine schnelle und einfache Anforderung der richtigen Akten können Sie ganz einfach über unsere Business Networking Platform (BNP) beantragen. Die BNP ist das hauseigene Rechercheonlinetool von Rhenus Archiv Services. Sie erhalten bei Vertragsabschluss einen kundeneigenen Log-in und können darüber die Einsicht Ihrer Akten steuern. Durch das digitale Rhenus Archiv können Sie ganz einfach ohne großen Aufwand die Akten und Dokumente anfordern, die Sie benötigen. Unsere Mitarbeiter in den Archiven suchen die Dokumente für Sie raus, stellen Ihnen diese per Kurierfahrer zu oder scannen sie ein. Durch unseren Scan-On-Demand Service können Sie die angeforderten Informationen im BNP sicher und bequem aufrufen.
Aktenarchivierung – Der Ablauf
Kontaktaufnahme und Angebotserstellung
Nach der Kontaktaufnahme erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot. Sobald wir den Auftrag erhalten haben, führen wir mit Ihrem Projektverantwortlichen ein ausführliches Gespräch, in dem die Rahmenbedingungen und die Durchführung genau festgelegt werden.
Sortierung der Akten
Bevor Ihre Akten ausgelagert werden, folgt eine von Ihnen durchgeführte Bestandsdokumentation der einzulagernden Akten. Hier werden vorab wichtige Informationen erfasst, wie zum Beispiel der Inhalt oder die Aufbewahrungsdauer der Akten. Die sortierten Dokumente werden anschließend in unseren Rhenus Kartons sicher verpackt. Auch hierbei bieten wir Ihnen selbstverständlich unsere Untstützung an.
Die Auslagerung
Anschließend werden Ihre Akten sicher durch einen geschulten Mitarbeiter zu unserem Sicherheitsarchiv transportiert. Sollten Sie auf eine noch höhere Sicherheitsstufe bestehen, können die Kartons mit den eingelagerten Akten durch eine Sicherheitsplombe versiegelt werden.
Das Aktenhandling – Datenerfassung auf höchstem Niveau
Nachdem Ihre Dokumente sicher in unserem Archiv angekommen sind, werden die Daten von geschulten Mitarbeitern erfasst und anschließend anonymisiert eingelagert.
Benefits mit Rhenus Archiv Services
- Sicherheit
Bei uns sind Ihre sensiblen Geschäftsunterlagen revisionssicher und gesetztes konform archiviert. Unsere Standorte sind mit modernster Sicherheitstechnik ausgestattet und die konsequente Einhaltung des Datenschutzes nach Artikel 32 DSGVO ist jederzeit gewährleistet.
- Transparenz
Ihre Unterlagen sind über unser eigenes Archivverwaltungssystem BNP jederzeit abrufbar, ob physisch oder in digitaler Form über Scan-On-Demand.
- Zertifizierung
Unsere Hochsicherheitsarchive sind zertifiziert nach DIN EN ISO 9001, ISO/IEC 27001, DIN ISO 50001, IDW PS 951, GMP und GLP.
Rhenus Archiv Services stellt sich vor
Unsere Leistungen im Überblick
Modernste Archivierungsprozesse aus einer Hand.
Externe Aktenarchivierung
Sichere Dokumentenarchivierung
Lagern Sie Ihre Akten extern in unseren Hochsicherheitsarchiven. Wir schützen Ihre sensiblen Geschäftsunterlagen mit der höchsten Sicherheit.
Interne Aktenlagerung
Professionelle Aktenlagerung in Ihrem Unternehmen
Wir stellen Ihnen unsere Ressourcen und unser Know-how zur Verfügung, damit Sie Ihre Geschäftsakten platzsparend, datenschutzkonform, zeitsparend und Risiko-reduziert in Ihrem Unternehmen lagern können.
Proben und Rückstellmuster
Speziell ausgestattete Archive für Sicherungsgüter
Rhenus Archiv Services verfügt über spezielle Archive für die pharmazeutische Industrie im GxP-regulierten Bereich.
Externe Aktenarchivierung
Sichere Dokumentenarchivierung
Lagern Sie Ihre Akten extern in unseren Hochsicherheitsarchiven. Wir schützen Ihre sensiblen Geschäftsunterlagen mit der höchsten Sicherheit.
Mehr erfahren!Interne Aktenlagerung
Professionelle Aktenlagerung in Ihrem Unternehmen
Wir stellen Ihnen unsere Ressourcen und unser Know-how zur Verfügung, damit Sie Ihre Geschäftsakten platzsparend, datenschutzkonform, zeitsparend und Risiko-reduziert in Ihrem Unternehmen lagern können.
Mehr erfahren!Proben und Rückstellmuster
Speziell ausgestattete Archive für Sicherungsgüter
Rhenus Archiv Services verfügt über spezielle Archive für die pharmazeutische Industrie im GxP-regulierten Bereich.
Mehr erfahren!Rhenus Archiv Services – Ihr Partner für die Aktenarchivierung
Als Archivierungsdienstleister lagern wir für die unterschiedlichsten Branchen die Akten und Dokumente ein. Um den hohen Ansprüchen unserer Kunden gerecht zu werden, statten wir unsere Standorte mit modernster Sicherheitstechnik aus und gewährleisten jedrzeit die konsequente Einhaltung des Datenschutzes mit unserem Sicherheitskonzept. Unsere physischen Aktenarchive sorgen durch standardisierte, IT-geschützte Arbeitsprozesse für schnelle Verfügbarkeit rund um die Uhr. Von der individuellen Einzellösung bis hinzur internationalen Großprojekten sind wir in der Lage, neben allen Anforderungen unserer Kunden und den gesetzlichen Bestimmungen auch Richtlinien zur Sicherheit der Dokumente und Daten bei der branchenspezifischen Aktenverwaltung umzusetzen.
Die Inkassobranche – Rhenus Archiv Services unterstützt Ihr Forderungsmanagement
Wir übernehmen den externen Betrieb aktiver Schuldneraktenarchive im Rahmen des Business Process Outsourcing. Dabei gewährleisten wir einen schnellen, sicheren und nachvollziehbaren Zugriff auf die einzelnen Dokumente der Schuldnerakten durch unser Archivsystem "Business Networking Platform".
Die Pharmabranche – Archivdienstleister für Rückstellmuster
Rhenus Archiv Services bietet Pharma-Kunden die Möglichkeit, ihre Unterlagen im Sicherheitsarchiv nach den Grundsätzen der Guten Herstellungspraxis (GMP) und der Guten Laborpraxis (GLP) zu archivieren.
Die öffentliche Hand – Gelebte Prozesstrukturen mit Rhenus
Wir haben in den letzten Jahren den externen Betrieb vieler aktiver Registraturen übernommen. Das entwickelte Produkt "Aktive Akte" realisieren wir für Kunden aus dem öffentlichen Bereich, die auf die Arbeit mit physischen Akten angewiesen sind.