Business Networking Platform
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Unser Archivsystem – Die Business Networking Platform

Jetzt einfach und schnell Dokumente verwalten 

Uns von Rhenus Archiv Services ist bewusst, dass Sie schnell und einfach Zugriff auf Ihre physischen Dokumente benötigen, auch wenn Sie diese extern aufbewahren. Deshalb bieten wir im Zusammenhang mit der externen Aktenarchivierung unsere eigene Business Networking Plaform als Archivsystem an. 
Jeder unserer Kunden bekommt dafür ein eigenen Log-in, um seine Kartons, Akten und Dokumente anfordern und verwalten zu können.

 

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Unsere Zertifikate

Was ist die Business Networking Platform?

Die Business Networking Platform (BNP) stellt ein webbasiertes Rhenus Recherchetool dar, um für Sie den Zugang zu Ihren eigenen Geschäftsunterlagen zu erleichtern. 

Auf unserer BNP werden Ihre Dokumente bei der Erfassung gespeichert und nur autorisierte Mitarbeiter haben über eine verschlüsselte Internetverbindung Zugriff auf Ihre Unterlagen. 

Sobald Sie Ihre Dokumente benötigen, können Sie diese ganz einfach und bequem online über Ihren Log-in auf der Plaform bestellen. Nachdem ein Mitarbeiter den Lagerplatz recherchiert hat, werden die von Ihnen benötigten Akten für den Transport vorbereitet. 

Wann die Zustellung erfolgt, hängt von dem vereinbarten Service-Level ab. Hier bieten wir folgende Optionen an:

  • Zustellung innerhalb von vier Stunden
  • Zustellung innerhalb von 48 Stunden
  • Zustellung im Rahmen einer täglichen Tour
  • Selbstabholung
  • Sichtung der Dokumente vor Ort
  • Scan-on-Demand – Digitalisierung einzelner benötigter Akten 

 

Gibt es eine Möglichkeit die Dokumente sofort zu sichten?

Sollten Sie Dokumente ad hoc benötigen, können wir Ihnen diese durch unseren Scan-on-Demand-Service zur Verfügung stellen. 

Hier werden die angeforderten Dokumente von unseren geschulten Mitarbeitern eingescannt und stehen für Sie digital bereit. 
Wie die Bereitstellung erfolgt, können Sie selbst entscheiden.

Folgende Optionen können wir Ihnen anbieten:

  • Rhenus-SFTP-Server
  • E-Mail mit verschlüsselter Anlage
  • Online-Archiv "TotalDigital"

Durch den Scan-on-Demand Service können wir für Sie bereits direkt bei der Datenerfassung frequentiert genutzte Dokumente, für die Sie in Ihren Büroräumen nicht ausreichend Platz haben, einscannen und zur Verfügung stellen. 
Dadurch sparen Sie Zeit und Kosten und gehen die ersten Schritte, um Ihre Mitarbeiter auf das digitale Arbeiten vorzubereiten, ohne Unsummen von Geldern in die Digitalisierung ganzer Akten und Ordner zu investieren.

Beim Scan der Dokumente sowie der digitalen Bereitstellung, werden die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weiterhin eingehalten.

Bei der Datenerfassung wird das Vernichtnugsdatum festgehalten, sodass wir Sie informieren, wenn Dokumente vernichtet werden können.
Diese Leistung können wir Ihnen in Zusammenarbeit mit unserem Schwesterunternehmen Rhenus Data Office anbieten.