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Qualitätsmanagement

Aktive Akte

Die hybride Akte für den öffentlichen Sektor, die freie und private Wirtschaft

Die "Aktive Akte" – Hybride Aktenführung in der Verwaltung & Wirtschaft

Vor allem im öffentlichen Bereich wie bei Behörden auf kommunaler, Landes- oder auch Bundesebene hat die Hybrideakte in den letzten Jahren zunehmend Einzug gehalten. Hybride Aktenführung macht es möglich, zu einzelnen Vorgängen sowohl die analogen als auch digitalen Dokumente zu erfassen. Eine Herausforderung der Hybridakte ist es, dass alle sowohl digitalen als auch analogen Bestandsteile auf Dauer nachvollziehbar sein müssen. Generell ist es möglich, dass sich Unternehmen der Privatwirtschaft oder auch öffentliche Institutionen bewusst für die Hybridakte entscheiden oder diese Form der Aktenführung aufgrund der bestehenden Dokumente unumgänglich ist.

Bundesjustizministerium legt Gesetzentwurf für die schnellere Digitalisierung der Justiz vor!

Mit diesem Gesetzentwurf befürwortet das Bundesjustizministerium (BJM) die elektronische Weiterführung von analogen Akten.
Somit können Anträge und Erklärungen möglicherweise bald als Scan und hybride Akten erlaubt sein.
Sollte dieser Gesetzentwurf in Kraft treten, können erhebliche Ressourcen bei den aufwändigen Scan-Arbeiten von Altakten gespart werden.

Genau diese kosten- und zeitintensive Prozedur wird von der Rhenus Archiv Services durch die Verbindung des Scan-on-Demand Services und der Dienstleistung „Aktive Akte“ optimiert und in einen kostengünstigen und agilen Prozess umgewandelt!
Weitere Informationen zu dem Entwurf des Digitalisierungsgesetzes finden Sie hier: Referentenentwurf

Die Dienstleistung „Aktive Akte“ und möchte die öffentliche Verwaltung und anderen Branchen bei der Aktenführung durch die hybride Akte unterstützen. Im Rahmen des Business Process Outsourcing führen wir extern die Verwaltung noch genutzter Akten für Sie kompetent und gewissenhaft durch.
Anders als bei der Hybridakte, soll die „Aktive Akte“ hinsichtlich des Zugriffs, der Zusortierung und der Sachbearbeitung einen wertvollen und wirtschaftlichen Beitrag zur Aktenführung in der Verwaltung und freien Wirtschaft bieten.

Bei der Hybridakte wird die Akte und die gesamte Aktenführung digital durchgeführt und Dokumente die im Original vorhanden sein müssen, wie zum Beispiel Urkunden, werden physisch eingelagert.
Da ein gesamter Digitalisierungprozess sehr aufwendig und kostspielig sein kann, bieten wir der öffentlichen Hand aber auch Unternehmen in der freien und privaten Wirtschaft eine ideale und individuelle Lösung für die Aktenverwaltung in Kombination mit der Aktenarchivierung an.

Sollten Sie inaktive Aken haben, die Sie extern Lagern wollen unterstützen wir Sie gerne hinsichtlich der externen Aktenarchivierung sowie bei der Optimierung Ihrer internen Aktenlagerungsstruktur.

Die Aktenführung in der öffentlichen Verwaltung, freien und privaten Wirtschaft – Hybride Arbeitsweise in einer digitalen Arbeitswelt

Die Arbeitswelt wird stetig digitaler, doch der Wandel in Behörden, öffentlichen Verwaltungen und in der Wirtschaft kann durch die Masse an Informationen und Datenschutzanforderungen nicht ad hoc umgesetzt werden. Deswegen wollen wir Sie bei den Schritten in die digitale Welt unterstützen. Da Papier aber nicht einfach wegzudenken ist, bieten wir Ihnen die Dienstleistung „Aktive Akte“ als Hybride-Lösung an.

Mit Rhenus Archiv Services haben Sie einen erfahrenen und kompetenten Partner an der Seite, der Sie in jedem Digitalisierungs- und Archivierungsprozess betreut!

Welche Akten sind als "Aktive Akten" geeignet?

Akten, die am Anfang ihres Lebenszyklus stehen
Akten, die Bestandteil von laufenden Arbeitsprozessen sind
Akten, auf die Sie häufig und schnell zugreifen müssen

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Unsere Zertifikate

Das Business Process Outsourcing von Rhenus Archiv Services

Damit Ihr Verwaltungsaufwand für den öffentlichen und privaten Wirtschaftssektor so gering wie möglich gehalten wird, stellt sich unsere Dienstleistung aus dem Scan-on-Demand Service, der Zusortierung und der Sachbearbeitung zusammen.
Ihre „Aktive Akte“ befindet sich im direkten Zugriffsbereich unserer Mitarbeiter, sodass wir Informationen, die für den laufenden Arbeitsprozess benötigt werden, stetig zur Verfügung stellen und regelmäßig Dokumente in die Akte zusortieren.
Daher garantieren wir Ihnen eine Vollständigkeit Ihrer Akten!

Physischer Zugriff oder Scan-on-Demand (SOD)

Als internationaler Logistiker bringen wir die Expertise und Erfahrung mit, um Ihnen einen schnellen physischen Zugriff zu ermöglichen, sofern Sie die bei uns eingelagerten Akten benötigen.
Sollten Sie einzelne Dokumente benötigen, können wir Ihnen die Dokumente digital per Scan-on-Demand zur Verfügung stellen und dies innerhalb eines kurzen individuell vereinbarten Zeitfensters. Diese können Sie dann in Ihr vorhandenes Dokumentenmanagementsystem integrieren und so sukzessiv den Weg von der phyischen zur digitalen Aktenführung gehen. Der Vorteil hierbei ist, dass der Digitalisierungsaufwand nur für die tatsächlich benötigten Akten anfällt.

"Zu den Akten" (ZDA) – Die Zusortierung

Unser ZDA-Prozess beinhaltet die Zusortierung einzelner Dokumente zu Ihrer physischen Akte.
Da wir die Akten vor der Einlagerung mit einer Akten-ID in Form eines eindeutigen Barcodes versehen, können wir die Akte trotz anonymisierte Ablage im Archiv identifizieren. Dabei erfolgt die Zusortierung der Dokumente in die entsprechenden Rubriken der Akte innerhalb kürzester Zeit und auf Wunsch mit Metadaten.
Eine lückenlose Dokumentation, erfolgt automatisch durch die Erfassung neuer Dokumente direkt in unserem Archivsystem.

Sachbearbeitung

Für die Sachbeabeitungsleistung setzt Rhenus Archiv Services entsprechend geschultes Personal ein und stellt die notwendige Infrastruktur.
Unser Rhenus-Projektmanagement sorgt für eine gelebte Prozesstruktur und eine transparente Umsetzung der Kundenanforderungen.

Vorteile durch die Sachbearbeitung

Flexibler Einsatz unserer geschulten Mitarbeiter
Abrechnung auf Stückkostenbasis
Absicherung gegen die Herausforderungen des demografischen Wandels

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Ihre Vorteile mit der "Aktiven Akte"

Reduktion ineffektiver Arbeitsprozesse
Flächen- und kostenreduktion sowie Kostentransparenz
Zugriffskontrolle durch sichere Aufbewahrung und Steuerung
Übergang in die digitale Welt
Variabilität von fixen Mitarbeiterkosten
Bestandstransparenz durch Statusanzeige

Effizienzgewährleistung und Sicherheit durch Verzahnung der Prozesse
Preiswerter Zugriff auf Ihre Akten und Dokumente
Protokollierte Zugriffe durch Akten- und Dokumentenhistorie
Services aus einer Hand bis hin zur Aktenvernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen

Aktive Akte für eine hybride Aktenführung in der öffentlichen Verwaltung, freien und privaten Wirtschaft

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