Die Aktenführung ist vor allem in Behörden und Verwaltung unausweilich und gehört daher zum Kernelement. Auch wenn diese im öffentichen Sektor und vielen weiteren Branchen nicht wegzudenken ist kommt es durch die reine papiergeführte Aktenführung zu einigen Herausforderungen, denn alleine 53 % der qualifizierten Arbeitszeit gehen für administrative Tätigkeiten, Ablagen und Suche von Informationen verloren.
Deshalb bietet Rhenus Archiv Services die Dienstleistung „Aktive Akte“ an und möchte die öffentliche Verwaltung und anderen Branchenbei der Aktenführung durch die hybride Akte unterstützen. Im Rahmen des Business Process Outsourcing führen wir extern die Verwaltung noch genutzter Akten für Sie kompetent und gewissenhaft durch.
Anders als bei der Hybridakte, soll die „Aktive Akte“ hinsichtlich des Zugriffs, der Zusortierung und der Sachbearbeitung einen wertvollen und wirtschaftlichen Beitrag zur Aktenführung in der Verwaltung und freien Wirtschaft bieten.
Bei der Hybridakte wird die Akte und die gesamte Aktenführung digital durchgeführt und Dokumente die im Original vorhanden sein müssen, wie zum Beispiel Urkunden, werden physisch eingelagert.
Da ein gesamter Digitalisierungprozess sehr aufwendig und kostspielig sein kann, bieten wir der öffentlichen Hand aber auch Unternehmen in der freien und privaten Wirtschaft eine ideale und individuelle Lösung für die Aktenverwaltung in Kombination mit der Aktenarchivierung an.
Sollten Sie inaktive Aken haben, die Sie extern Lagern wollen unterstützen wir Sie gerne hinsichtlich der externen Aktenarchivierung sowie bei der Optimierung Ihrer internen Aktenlagerungsstruktur.
Die Aktenführung in der öffentlichen Verwaltung, freien und privaten Wirtschaft - Hybride Arbeitsweise in einer digitalen Arbeitswelt
Die Arbeitswelt wird stetig digitaler, doch der Wandel in Behörden, öffentlichen Verwaltungen und in der Wirtschaft kann durch die Masse an Informationen und Datenschutzanforderungen nicht ad hoc umgesetzt werden. Deswegen wollen wir Sie bei den Schritten in die digitale Welt unterstützen. Da Papier aber nicht einfach wegzudenken ist, bieten wir Ihnen die Dienstleistung „Aktive Akte“ als Hybride-Lösung an.
Mit Rhenus Archiv Services haben Sie einen erfahrenen und kompetenten Partner an der Seite, der Sie in jedem Digitalisierungs- und Archivierungsprozess betreut!
Welche Akten sind als "Aktive Akten" geeignet?
- Akten, die am Anfang ihres Lebenszyklus stehen
- Akten, die Bestandteil von laufenden Arbeitsprozessen sind
- Akten, auf die Sie häufig und schnell zugreifen müssen
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