Arbeiten 4.0 – Digitalisierung – Digitaler Wandel: All das sind Begriffe, mit denen wir in der heutigen Arbeitswelt konfrontiert werden, denn man kann nicht mehr leugnen, dass sich eine weltweite digitale Transformation in Unternehmen einstellt. Doch sollte man für jeden Arbeitsbereich auf die digitale Variante zurückgreifen?
Wir von Rhenus Archiv Services stellen Ihnen eine optimale Lösung für die Archivierung Ihrer Geschäftsunterlagen vor: Das hybride Archiv – aber nicht als gewöhnliche Lösung.
Die physische Aufbewahrung von Dokumenten ist im Vergleich zur digitalen Archivierung die kosteneffizientere Methode für eine lange und sichere Archivierung. Denn eine komplette Digitalisierung ist nur dann sinnvoll, wenn Sie mit all Ihren Akten und Dokumenten digital arbeiten. Wenn Sie nur mit einem Teil der Dokumente digital arbeiten, brauchen Sie nur einen Teil zu digitalisieren. Deshalb bieten wir unseren Kunden unsere Scan-on-Demand Dienstleistung an.
Nutzen Sie die wirtschaftlichste Lösung: Kostentechnisch wird eine Akte im Vergleich zur einmaligen Digitalisierung mehrere Jahrzehnte archiviert. Digitalisieren Sie nur das, was sie wirklich digital brauchen und erst dann, wenn Sie die Akte wirklich benötigen.
Alle weiteren Akten, die Sie nicht benötigen, archivieren Sie sicher in unseren Hochsicherheitsarchiven, bis diese vernichtet werden können.

• Was ist ein hybrides Archiv?

Die hybride Archivierung vereint die physische Aufbewahrung mit der digitalen Sicherung von Dokumenten.
Rhenus Archiv Services unterstützt Sie durch den Zusammenschluss von der physischen Aufbewahrung und dem Scan-on-Demand Service, sich von Papierbergen auf den Schreibtischen und vollen Schubladen zu verabschieden - durch die etwas andere Lösung eines hybriden Archivs. Wir wollen Sie durch die Auslagerung Ihrer physischen Unterlagen entlasten und da nun doch recht viele Papierdokumente verwendet werden müssen, sei es für Formulare oder um Arbeitsprozesse fertigzustellen, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, hochfrequentiert genutzte Dokumente kosteneffektiv durch Scan-on-Demand digital nutzen zu können. Asservieren Sie Ihre Dokumente bei uns extern und wir stellen Ihre benötigen Unterlagen genau dann, wenn Sie diese brauchen, digital zur Verfügung.

• Doch was genau ist Scan-on-Demand?

Scan-on-Demand bedeutet „Scannen auf Abruf“ oder „Scannen bei Bedarf“ und stellt eine Dienstleistung der Rhenus Archiv Services für die physische Archivierung dar.
Dadurch wollen wir unseren Kunden helfen, intern Platz zu schaffen aber dennoch alle wichtigen und relevanten Dokumente zeitnahe zur Verfügung gestellt zu bekommen.

• Was ist unser Ziel mit dem Scan-on-Demand Service?

Mit dieser Dienstleistung wollen wir die externe Archivierung für unsere Kunden noch attraktiver gestalten und mit der hybriden Archivierung einen Übergang in das digitale Zeitalter schaffen.

• Was ist unser Ziel mit dem Scan-on-Demand Service?

Mit dieser Dienstleistung wollen wir die externe Archivierung für unsere Kunden noch attraktiver gestalten und mit der hybriden Archivierung einen Übergang in das digitale Zeitalter schaffen.

• Professionelle Digitalisierung aus Ihrem Archivbestand
• Sichere & nachhaltige Bereitstellung als Alternative zum physischen Transport
• Beachtung des Digitalisierungsgesetzes 

Jeder von uns muss jeden Tag verschiedenste Dokumente händeln, speichern, archivieren, wiederfinden, weiterleiten oder vernichten. Da kann man schnell den Überblick verlieren, wo welches Dokument abgelegt worden ist.
Vertrauen Sie deshalb Ihre wichtigen und wertvollen Unterlagen einem Dokumenten- und Informationsmanager an. Rhenus Archiv Services unterstützt Sie bei der Aufbewahrung Ihrer Geschäftsunterlagen. Durch unseren Scan-on-Demand Service können Sie vorab oder während der laufenden Vertragszeit Akten anfordern, welche wir für Sie digital zur Verfügung stellen sollen.
Damit erhalten Sie die Möglichkeit Ihre Akten und Dokumente hybrid zu archivieren – sicher, schnell und kompakt.
Steigen Sie gezielt Ihre Produktivität und Effektivität – mit uns brauchen Sie kein Dokument mehr suchen, denn durch unsere Business Networking Platform (BNP) stellen wir Ihnen eine sortierte Anordnung der Dateien zur Verfügung.

Wir sind bereit, wenn Sie uns brauchen - So einfach geht es mit Scan-on-Demand!

Der Ablauf - on Demand Scan Service

Schritt 1 - Anforderung

Sie stellen über die Online-Platform einen Auftrag ein, welche Dokumente über Rhenus Files digitalisiert und zur Verfügung gestellt werden sollen.

Schritt 2 - Dokumentenbereitstellung

Wir recherchieren den Lagerplatz der Dokumente und ziehen die Akten physisch aus dem Archiv.

Schritt 3 - Digitalisierungsvorgang

1. Belegvorbereitung
2. Scannen
3. Sichtprüfung nach vereinbarten und dokumentieren Anforderungen
4. Optional: OCR (Optical Character Recognition / Optische Texterkennung)
5. Digitale Signatur nach vereinbarten und dokumentierten Anforderungen

Schritt 4 - Bereitstellung

Wir stellen die angeforderten Dokumente über Rhenus Files für Sie bereit.

Schritt 5 - Vernichtung

Wir führen, nach Vereinbarung, die zertifizierte Vernichtung der Originale durch.

• Effiziente Kostenverteilung durch kostengünstige physische Archivierung
• Schneller Zugriff auf kurzfristig benötigte Dokumente
• Zertifizierte Arbeitsschritte
• Platzsparend
• Sichere Aufbewahrung Ihrer Dokumente 
• Ausgabe in Schwarz-Weiß oder Color
• Duplexdruck
• Beweissicherung durch qualifizierte digitale Signatur (optional)
• Hohe Qualität: 200 DPI