Insolvenzakten – Die Aufbewahrung und Archivierung

Während und nach einer Insolvenz stellt sich sowohl für den Insolvenzverwalter als auch für Unternehmen die Frage: Wohin mit den Akten, denn die Aufbewahrungsfrist für die Dokumente und Akten entfällt nach einer Insolvenz oder Liquidation nicht. Die Verantwortlichen müssen sich sowohl weiterhin um die gesetzes-konforme Aufbewahrung und Lagerung der übriggebliebenen Akten kümmern.
Als professioneller Archivierungsdienstleister möchte Rhenus Archiv Services Sie auf diesem Weg begleiten. Sowohl die Aufbewahrung der Insolvenzmasse als auch weitere Unterlagen aus dem Unternehmen, wie zum Beispiel die Personalakten - wir kümmern uns um eine fachgerechte und sichere Archivierung in ganz Deutschland und Europa. Unsere Hochsicherheitsarchive bieten ausreichend Kapazität und hohen Schutz für Ihre Unterlagen.

Wir reduzieren Ihre Insolvenzmasse

Egal, ob Sie Ihre Akten intern im Unternehmen aufbewahren oder extern lagern, die damit verbundenen Lagerhaltungskosten sind unausweichlich. Deshalb bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre Insolvenzmasse effizient zu reduzieren, wenn Sie diese bei uns einlagern. 
Dabei sparen Sie nicht nur Kosten, sondern erhalten einen besseren Überblick über die vorhandenen Unterlagen. 

So funktioniert es: 

1. Bei Abholung der Akten, werden diese zunächst von unseren Mitarbeitern verpackt und anschließend im Sicherheitsarchiv erfasst. Daraufhin erstellen wir Ihnen eine Vernichtungsvorschlagsliste.
2. Sollten Sie die Vernichtungsvorschlagsliste freigeben, sortieren Rhenus Archiv Services Mitarbeiter Ihre Unterlagen fachgerecht und pflichtbewusst aus.
3. Für den Vernichtungsprozess stellt unser Schwesterunternehmen, Rhenus Data Office, speziell, verschlossene Aktenvernichtungsbehälter zur Verfügung. Die Behälter werden von der Rhenus Data Office abgeholt und die darin befindlichen Unterlagen datenschutzkonform vernichtet.
   Über die Durchführung der Dokumentenvernichtung erhalten Sie anschließend ein Zertifikat. 

Reduzieren Sie jetzt gemeinsam mit uns Ihre Insolvenzmasse und lagern Sie in unseren Sicherheitsarchiven nur die Unterlagen, die Sie tatsächlich benötigen. 

Vertrauen Sie auf unserer Expertise und sparen Sie Zeit und Geld bei der Verwaltung Ihrer Akten.

ZUM KONTAKTFORMULAR

JETZT TERMIN BUCHEN

Unsere Zertifikate

Die auf dieser Seite befindlichen Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt worden und erheben nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Diese Informationen ersetzen in keinem Fall eine juristische noch eine steuerliche Beratung.

Die Aufbewahrung und Archivierung der Insolvenzmasse

Wir unterstützen Insolvenzverwalter bei der Archivierung von Insolvenzakten, denn nach einer Insolvenz müssen die Geschäftsunterlagen nach HGB §257, §157 weiterhin nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen asserviert werden.

Doch was genau muss ein Insolvenzverwalter alles aufbewahren?

• Vermögensverzeichnis
• Vermögensübersicht
• Umfang des Gläubigerverzeichnis
• Gesamter Schriftverkehr u.v.m.

Daraus kann eine umfassende Menge an Dokumenten und Akten resultieren, sodass ein transparenter Überblick nicht immer gegeben sein kann.
Daher empfehlen wir Insolvenzverwaltern auf unsere Dienstleistung in der externen Aktenarchivierung zurückgreifen. Durch unsere jahrelange Expertise und Erfahrung archivieren wir die gesamte Insolvenzmasse Ihrer Klienten sowie deren übriggebliebenen Dokumente und Akten sicher in unseren Hochsicherheitsarchiven.

Sollten Sie im späteren Verlauf eine Auskunft über die bei uns eingelagerten Akten geben müssen oder diese selber benötigen, liefern unsere Kurierfahrer die Akten bis zu Ihnen oder wir stellen Ihnen diese durch unseren Scan-on-Demand Service zur Verfügung. Mit dem Scan-on-Demand Service können Sie nun die Unterlagen mit Ihrem eigenen Kunden-Login auf unserer Business Networking Platform einfach, bequem und sicher einsehen.

JETZT KONTAKT AUFNEHMEN

Wie lange müssen Insolvenzakten aufbewahrt werden?

Folgende Unterlagen haben eine Aufbewahrungsfrist im Insolvenzverfahren von sechs Jahren:

• Empfangene Handelsbriefe
• Kopien von versandten Handelsbriefen
• Geschäftspapiere
• Unterlagen mit handelsrechtlicher und steuerlicher Bedeutung

Folgende Unterlagen haben eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren:

• Buchungsunterlagen
• Inventare
• Eröffnungsbilanz
• Jahresabschlüsse
• Einzelabschlüsse
• Lagebericht
• Konzernabschlüsse und -lagebericht
• Zum Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen
• Sonstige Organisationsunterlagen & Buchungsbeläge

Doch auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind Unterlagen aufzubewahren, wenn sie für bestimmte Sachverhalte von Bedeutung sind, wie zum Beispiel eine Außenprüfung, eine vorläufige Steuerfestsetzung oder ein anhängiges Ermittlungsverfahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt stets zum Ende des Jahres, in dem die letzte Eintragung in den Büchern vorgenommen wurde. Sollten die Unterlagen weiterhin benötigt werden, haben wir als Archivierungsdienstleiter die nötigen Kapazitäten und übernehmen, falls erforderlich, auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist die Archivierung Ihrer Unterlagen.

Die Bücher des Unternehmens gehören während des Verfahrens zur Insolvenzmasse. Sobald das Verfahren beendet wurde, geht die Verfügungsmacht wieder zurück auf den Schuldner, welcher grundsätzlich zur Rücknahme verpflichtet ist. Der Insolvenzverwalter hat, sofern dies vereinbart wurde, dafür zu Sorgen, dass die Geschäftsbücher von der durch den Gesellschaftsvertrag oder durch Gesellschaftsbeschluss bestimmten Person in Verwahrung genommen wird.

Die Menge an der hinterlassenen Insolvenzmenge kann groß sein und Unternehmen vor Problemem stellen: Mithilfe eines kompetenten Partners, wie dem Archivierungsdienstleister Rhenus Archiv Services, ist die Archivierung aber kein großer Aufwand. Die Unterlagen werden, wenn gewünscht, direkt bei Ihnen vor Ort abgeholt und danach in unsere Hochsicherheitsarchive eingelagert.

Die Vorteile durch die externe Archivierung der Insolvenzmasse

• Unbegrenzte Lagermöglichkeiten
• Lagerung in Hochsicherheitsarchiven (geschützt vor unbefugtem Zugang, Wasser, ...)
• Deutschlandweite Standorte
• Schneller Zugriff auf eingelagerte Dokumente
• Beobachtung der Aufbewahrungfristen vom Dienstleister

JETZT TERMIN BUCHEN

Durch die gesetzliche Aufbewahrungsfrist sind die Verantwortlichen auch nach Einstellung der Geschäftstätigkeit weiterhin zur sicheren Aufbewahrung von steuerlich relevanten Unterlagen verpflichtet. Jedoch stehen die Geschäftsräume für die Unterlagen, welche noch 10 Jahre aufbewahrt werden müssen, nicht mehr zur Verfügung.
Daher betreut Rhenus Archiv Services Sie als kompetenter Partner bei der Archivierung der übriggebliebenen Unterlagen.

Wir sorgen für einen reibungslosen Ablauf beim Transport Ihrer Geschäftsunterlagen in unsere Hochsicherheitsarchive. Auch nach der Dokumentenarchivierung können Sie weiterhin schnell und einfach Ihre Unterlagen einsehen – mit unserem Scan-on-Demand Service. Wir scannen die von Ihnen benötigen Dokumente ein und stellen diese über unsere internetbasierte Business Networking Platform zur Verfügung. Sollten Sie doch mal mehrere Ordner oder Kartons benötigen, liefern unsere Kurierfahrer die angeforderten Dokumente zu Ihnen und im Anschluss wieder sicher ins Archiv.

Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden?

• Buchungsunterlagen
• Jahresabschlüsse
• Einzelabschlüsse
• Lageberichte
• Konzernabschlüsse und -lageberichte
• Arbeitsanweisungen, um die obenstehenden Dokumente zu verstehen
• weitere Organisationsunterlagen
• Handelsbriefe (Sowohl erhaltene als auch versandte in Kopie)
• Buchungsbelge
• und viele weitere Unterlagen

Falls Unterlagen für das Besteuerungsverfahren wichtig sind, müssen zu den steuerrechtlichen Unterlagen außerdem alle sonstigen dazugehörigen Unterlagen aufbewahrt werden.
Da hier eine Menge Papier anfällt und der hauseigenen Keller nicht genug Kapazitäten bietet, sollten Sie Ihre Unterlagen Rhenus Archiv Services, einem erfahrenen und kompetenten Archivierungsdienstleister anvertrauen. In den Rehnus-eigenen Sicherheitsarchiven können die einzulagerten Unterlagen so lange wie benötigt archiviert werden.