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Aufbewahrungsfristen
Übersicht der relevantesten Aufbewahrungsfristen 2023
Sie sind sich unsicher wie lange Ihre Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden müssen und kennen die Unterschiede zwischen den Fristen von verschiedenen Dokumenten nicht?
Die Aufbewahrungsfristen für Unterlagen in Deutschland werden gesetzlich geregelt. Daher ist eine genaue Überprüfung, bei der Termination der Vernichtung, besonders wichtig.
Wir von der Rhenus Archiv Services haben Ihnen eine allgemeine Übersicht über die gesetzliche Aufbewahrungsfristen erstellt und stellen Ihnen eine PDF-Datei mit den aktuellen Aufbewahrungsfristen 2023 zur Verfügung!
Bitte beachten Sie, dass wir, trotz sorgfältiger Zusammenstellung keine Gewähr für die Richtigkeit der Angaben übernehmen können.
Wie lange muss ich Geschäftsunterlagen generell aufbewahren?
- Die Aufbewahrungsfrist umfasst im Normalfall 6 bis 10 Jahre. In Ausnahmefällen kann diese Zeit sogar 30 Jahre oder mehr betragen. Informieren Sie sich daher über die Fristen, die auf Sie zutreffen.
- Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer erst nach Ende des Kalenderjahres, der letzten Eintragung in dem betroffenen Dokument.
Wie lange muss man Geschäftsunterlagen in einem Unternehmen aufbewahren?
- Dient das Dokument als Buchungsgrundlage, muss es zehn Jahre aufbewahrt werden.
- Für alle anderen Geschäftsunterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.
- Im Zweifel sollten Unterlagen zehn Jahre aufbewahrt werden oder ein Steuerberater sollte zu Rate gezogen werden.
Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden und dürfen nicht direkt vernichtet werden?
Generell sind alle steuerrelevanten Dokumente aufzubewahren. Sie müssen in der gesamten Aufbewahrungszeit lesbar und verfügbar sein.
- Jahresabschlüsse (auch Eröffnungsbilanzen oder Zwischenabschlüsse) Wobei Jahresabschlüsse in Papierform aufbewahrt werden müssen.
- Lageberichte
- Inventare
- Aufzeichnungen/Bücher (z.B. Kasse, Anlagevermögen)
- Buchungsbelege
- Rechnungen (ggf. auch Lieferscheine)
- Kontoauszüge
- Fahrtenbücher
Welche Folgen hat ein Verstoß gegen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen?
- Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht stellt einen Verstoß gegen die Buchführungs- bzw. Aufbewahrungspflicht dar.
- Ein Verstoß wird strafrechtlich verfolgt.
Was tun nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist?
- Nach Ende der Aufbewahrungsfrist können Ihre Akten vernichtet werden. Damit Sie das Ende Ihrer Aufbewahrungsfrist nicht verpassen und unnötig Platz und Kosten verschwenden, informieren wir Sie rechtzeitig über das Vernichtungsdatum. Lassen Sie Ihre sensiblen Geschäftsunterlagen im Anschluss direkt von Rhenus Office Systems professionell und datenschutzkonform vernichten. Vertrauen Sie dabei auf den Experten in Sachen Dokumentenmanagement.
Unternehmensdokumente und ihre historische Bedeutung
Schätzungsweise sind 5 % aller Unternehmensdokumente von historischer Bedeutung und sollten daher dauerhaft sicher archiviert und aufbewahrt werden.
Gerne unterstützen unsere Experten Sie bei der Klassifizierung dieser Dokumente.
Wir sind DIN ISO 11799 zertifiziert, eine Norm für die Information und Dokumentation – Anforderungen an die Aufbewahrung von Archiv- und Bibliotheksgut, sodass wir Ihr kompetenter Partner für die Archivierung von historischen Dokumenten sind.
Übersicht der relevanten Aufbewahrungsfristen
- Bitte beachten Sie, dass die Aufbewahrungsfristen im Ausland abweichen können.
- Diese Übersicht gilt lediglich in Deutschland.
- In anderen Ländern gelten landesspezifische Aufbewahrungsfristen.
- Aufbewahrungsfristen können branchenspezifisch abweichen.