Datenschutzkonzept bei der Aktenarchivierung

Das Medium Papier spielt im Büroalltag noch immer eine wichtige Rolle. Erstaunlicherweise steigt das Volumen der Geschäftsunterlagen in Papierform derzeit sogar weiter an. Selbst Dokumente, die bereits digital vorliegen, werden oft aus unterschiedlichsten Gründen ausgedruckt. Will man diese teilweise hochsensiblen Dokumente der gesetzeskonformen Aktenarchivierung zuführen, bedarf es teils enormer Ressourcen.

Dabei stellt sich dem Datenschutzbeauftragten die Frage, wie mit Papierakten und digitalen Speichermedien im Hinblick auf den Datenschutz umzugehen ist. Digitale Datenträger können große Mengen hochsensibler Daten auf kleinstem Raum aufnehmen. Umso wichtiger ist es, die Archivierung der Datenträger mit einem gut durchdachten Datenschutzkonzept durchzuführen.

Individuelle Datenschutzkonzepte nach den BSI-Standards

Personenbezogene Daten bedürfen besonderer Datensicherheit. Sie müssen jederzeit vor unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Verlust gesichert werden, insbesondere während der Aktenarchivierung im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und der anschließenden Vernichtung. Deshalb orientieren wir uns generell am BSI-Grundschutz und haben uns zu diesem Zweck nach ISO 27001 zertifizieren lassen.

Der Umgang mit personenbezogenen Daten ist gesetzlich definiert. Alle anderen sensiblen, vertraulichen, internen Daten und Dokumente müssen entsprechend ihrer Qualität bewertet werden. Abhängig von der Einstufung werden die entsprechenden Maßnahmen für die Aktenarchivierung daraus abgeleitet. Gemeinsam mit unseren Kunden entwickeln wir spezifische, auf die Anforderungen abgestimmte Datenschutzkonzepte. Ganz egal, ob es um die Bearbeitung, Aufbewahrung oder Vernichtung von Daten in digitaler Form oder auf Papier geht.