A group of people at a seminar make notes in a notebook with a pen

Öffentliche Hand

Rhenus Archiv Services - Effiziente Branchenlösungen für die öffentliche Hand

Die Rhenus Archiv Services bietet speziell zugeschnittene Lösungen für die öffentliche Hand. Unser Angebot der hybriden Aktenführung durch die Dienstleistung „Aktive Akte“ ermöglicht eine kosteneffiziente Digitalisierung Ihrer Akten durch unser Scan-on-Demand-Verfahren.

Dies führt zu einer bedarfsgerechten und damit nur sukzessiven Erhöhung des digitalen Aktenbestandes für die Minimierung des Verwaltungsaufwandes und nötigen Digitalisierungsbudgets. Unsere Lösungen bieten eine direkte Schnittstelle zu DMS-Systemen und ermöglichen die Verwaltung Ihrer Dokumente über unsere eigene Business Networking Platform.

Unsere Dienstleistungen sind nicht nur kostengünstig, sondern verursachen auch nur geringe Einmalkosten. Sie tragen dazu bei, überfüllte Archive zu entlasten und Räume wieder nutzbar zu machen. Darüber hinaus entlasten unsere Lösungen das Personal und eliminieren die Notwendigkeit einer Suche im Archiv, was zu einer Effizienzsteigerung führt.

Qualifizierte Kosteneinschätzung vor der Ausschreibung – der zentrale Bestandteil

Die präzise Ermittlung des Werts der ausgeschriebenen Leistung stellt für öffentliche Auftraggeber eine zentrolle Rolle dar.
Durch eine qualifizierte Kosteneinschätzung werden nicht nur die finanziellen Mittel überprüft, sondern es folgt auch eine strategische Bewertung hinsichtlich der optimalen Vergabeart:

Gewährleistung ausreichender finanzieller Ressourcen
Die Kosteneinschätzung dient der sorgfältigen Prüfung, ob genügend Mittel zur Verfügung stehen, um die geplante Beschaffung erfolgreich umzusetzen.
Auswahl der geeigneten Vergabeart
Im Rahmen der qualifizierten Kosteneinschätzung wird entschieden, welche Vergabeart angemessen ist – sei es eine nationale Ausschreibung im Unterschwellenbereich oder eine europaweite Ausschreibung im Oberschwellenbereich. Diese strategische Entscheidung orientiert sich an den spezifischen Anforderungen und Zielen des Projekts.

Gemäß den Vorgaben der Vergabeverordnung (VdV) ist es zwingend vorgeschrieben, dass die Kosteneinschätzung am Tag der Einleitung der Vergabeverfahrens stattfindet. Dies gewährleistet eine zeitnahe und präzise Grundlage für den gesamten Vergabeprozess gemäß den gesetzlichen Bestimmungen.

Die professionelle Kosteneinschätzung vor der Vergabeverfahren ist somit nicht nur ein formaler Schritt, sondern ein strategischer Prozess, der die finanzielle Integrität und den Erfolg des Beschaffungsprozesses sicherstellt.

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Unsere Zertifikate

Spezialisierte Branchenlösungen

Ordentliche Gerichtsbarkeit

Beispiel Amtsgericht: Die Auslagerung und Kosten müssen durch das zuständige Oberlandesgericht genehmigt werden. Im Vergleich zu anderen Lösungen sind unsere Dienstleistungen kostengünstig und verursachen nur geringe Einmalkosten. Sie helfen dabei, überfüllte Archive zu entlasten und Räume für andere Zwecke zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus entlasten unsere Lösungen das Personal des Amtsgerichts und eliminieren die Notwendigkeit einer lästigen Suche im Archiv, was zu einer Effizienzsteigerung führt.

Jobcenter

Durch die externe Aktenarchivierung können Jobcenter ihre internen Ressourcen schonen und sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Die aufwendige eigenen Archivierung wird an Rhenus übergeben, was den alltäglichen Zeitverlust beim Suchen von Dokumenten verringert und von dem Know-how eines professionellen Dokumenten- und Informationslogistikers profitiert.
Die „Aktive Akte“ von Rhenus stellt eine Lösung dar, die einen zügigen und reibungslosen Zugang zu wichtigen Unterlagen ermöglicht – ein entscheidender Bestandteil erfolgreicher Verwaltungsprozesse. Die Vermeidung redundanter Kopien derselben Akte trägt zur Erhöhung der Datensicherheit bei.

Unsere Dienstleistungen legen den Grundstein für die E-Akte und das papierlose Büro. Ein Scan bei Anforderung ist jederzeit möglich, was eine flexible und bedarfsgerechte Nutzung unserer Dienstleistungen ermöglicht.

Vorteile für die öffentliche Hand

Geringerer Verwaltungsaufwand
Steigerung der Verwaltungseffizienz
Anforderung der Akten per Kurier jederzeit möglich
Entlastung des Personals
Aufgeräumte Archive
Grundstein für die E-Akte und das papierlose Büro
Zertifizierte Sicherheitsarchive
Compliance und Gesetzeskonformität

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