Archivierung

Sichere Aufbewahrung für Ihre wichtigsten Unterlagen und Güter

Sichere Archivierung mit Rhenus Archiv Services

Wir sind Ihr verlässlicher Partner für die professionelle Archivierung von sämtlichen Unterlagen und Akten. Mit unserem Leistungsspektrum decken wir alle Aspekte der Archivierung ab – branchen- und abteilungsunabhängig.Wir bieten individuelle Lösungen für die interne Archivierung bei Ihnen vor Ort und die externe Lagerung in unseren Hochsicherheitsarchiven. Darüber hinaus bieten wir unter anderem die Aufbewahrung historischer Dokumente, Fahrzeugdokumente, Insolvenzunterlagen und Cold Storage.

Unsere Archiv Services Einheit kann die sichere Archivierung Ihrer Akten und Dokumente durch den innovativen und zukunftsweisenden Betrieb von Hochleistungsarchiven in ganz Europa garantieren. Wir als Archivierungsdienstleister bieten von der klassischen externen Aktenarchivierung über modernste digitale Dokumentenbreitstellung mit Scan-On-Demand bis hin zur Historical Archive ein breites Leistungsspektrum für Ihre Dokumente an.
Sollten Sie weiterhin Ihre Akten und Dokumente inhouse lagern wollen, können wir Sie dem Aufbau eines internen physischen Archivs unterstützen.

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Unsere Zertifikate

Das Archivhandling in den Rhenus Sicherheitsarchiven

Um vor allem die externe Lagerung Ihrer Dokumente für Sie so angenehm wie möglich zu gestalten, bieten wir Ihnen verschiedene individuell anpassbare Lösungen an, damit Sie schnell und problemlos auf Ihre Akten zugreifen können.
Hier erhalten Sie eine Übersicht über die unterschiedlichen Möglichkeiten des Aktenhandlings bei Rhenus Archiv Services:

Hybride Aktenführung

Aktive Akte

Die hybride Aktenführung macht es möglich, zu einzelnen Vorgängen sowohl analoge als auch digitale Dokumente zu erfassen und mit der "Aktiven Akte" wollen wir Sie bei der Umsetzung und korrekten Durchführung der hybriden Aktenführung unterstützen.
Dabei wird die noch aktive Akte in unseren Hochsicherheitsarchiven gelagert und das Handling der Dokumente, welche entweder physisch oder digital dazukommen oder benötigt werden, wird von unseren geschulten Mitarbeitern durchgeführt.

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Gezielte Digitalisierung

Scan-on-Demand

Sollten Sie einzelne, bei uns eingelagerte Dokumente in Ihrem Unternehmen benötigen, können wir Ihnen diese schnell und sicher durch das Scan-on-Demand Verfahren zur Verfügung stellen. Dadurch können Sie gezielt den aktiven Aktenbestand digitalisieren sowie Kosten einsparen. Dabei ist es unerheblich, ob der Zugriff auf Ihre Dokumente bei uns physisch oder digital vorgenommen wird, denn alles wird danach wie gewohnt sicher archiviert.

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Modernste Sicherheitstechnik für Ihre Unterlagen

SICHERHEITSARCHIVE

Wir verfügen über mehrere Sicherheitsarchive in Deutschland und in vielen weiteren europäischen Ländern. Dadurch lagern wir Ihre Dokumente in dem für Sie nächstgelegenen Archiv. Durch einen Kurierfahrer können wir Ihnen die Akten physisch oder über das Scan-on-Deamand Verfahren online zur Verfügung stellen.
Alle unsere Sicherheitsarchive befinden sich im Eigentum von Rhenus Archiv Services und sind mit modernster Sicherheitstechnik ausgestattet.

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Unser Archivsystem

Telesto

Telesto ist unser Archivsystem, wodurch unseren Kunden den Zugang zu Ihren Geschäftsunterlagen erhalten. Hier werden Ihre Dokumente bei der Erfassung gespeichert und nur autorisierte Mitarbeiter haben über eine verschlüsselte Internetverbindung Zugriff. Sobald Sie Ihre Dokumente benötigen, können Sie diese ganz einfach und bequem online über Ihren Log-in auf der Plattform bestellen.

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Die abteilungsübergreifende externe Archivierung

Wir gehen auf die unterschiedlichen Bedürfnisse Ihrer Abteilung ein! Um Ihnen ein sicheres Gefühl für die Archivierung der abteilungsspezifischen Dokumente zu geben, haben wir uns auf die unterschiedlichen Erfordernisse Ihrer Abteilung spezialisiert.

Erfahren Sie hier, welche Voraussetzungen es für die Archivierung in Ihrem Zuständigkeitsbereich gibt!

Finanzbuchhaltung Personalabteilung Qualitätsmanagement Einkauf Produktion

Finanzbuchhaltung

Die Archivierung in der Buchhaltung ist ein wesentlicher Prozess, um die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von Finanzdokumenten zu erfüllen und die Nachvollziehbarkeit sämtlicher Geschäftsvorfälle sicherzustellen.

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Personalabteilung

Im Personalmanagement ist die Archivierung ein zentraler Bestandteil und dient zur systematischen Erfassung, Verwaltung und Aufbewahrung von Mitarbeiterdokumenten. Die sichere Archivierung gewährleistet neben der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ebenfalls den Schutz von hochsensiblen Daten.

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Qualitätsmanagement

Vor allem im Qualitätsmanagement ist die lückenlose Archivierung von qualitätsrelevanten Dokumenten und Daten unumgänglich. Neben der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist dieser Dokumente, muss berücksichtigt werden, dass die Nachvollziehbarkeit der Prozesse sichergestellt werden.

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Einkauf

Durch die ordnungsgemäße Archivierung wird sichergestellt, dass Bestellungen, Lieferantenverträge, Lieferscheine, Rechnungen und weitere Dokumente jederzeit sicher nachvollziehbar und zugänglich sind. Dadurch erhöht sich zum einen die betriebliche Effizienz und zum anderen werden gesetzliche Fristen eingehalten.

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Produktion

Eine ordnungsgemäße Archivierung von Fertigungsprotokollen, Wartungsberichten, Qualitätskontrolldokumenten, Arbeitsanweisungen und Materialnachweisen stellt sicher, dass Informationen stets zugänglich und nachvollziehbar bleiben.

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Geschäftsführung IT Marketing Vertrieb Rechtsabteilung

Geschäftsführung

Die Archivierung in der Geschäftsführung stellt die geordnete Erfassung, Verwaltung und Aufbewahrung sämtlicher strategischer und operativer Unterlagen sicher. Dadurch wird die Transparenz und Plausibilität von Unternehmensentscheidungen gewährleistet.

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Durch die korrekte Archivierung von IT-bezogenen Unterlagen werden die internen Compliance-Richtlinien geschützt sowie die betriebliche Kontinuität und Datensicherheit.

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Marketing

Durch die Aufbewahrung von marketingbezogenen Unterlagen und Daten, wie Kampagnenplänen, Marktanalysen, Budgetberichten und Kundenkommunikation, wird die strategische Planung unterstützt sowie die Planung zukünftiger Marketingaktivitäten.
Des Weiteren können wir mit unserer Fulfillment-Lösung bei der Aufbewahrung von Werbematerial unterstützen.

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Vertrieb

Um relevante Informationen im Vertriebsprozess nachvollziehen zu können, müssen vertriebsbezogene Unterlagen wie Angebote, Verträge, Korrespondenzen aber auch Berichte, Umsatzprognosen und Marktanalysen schnell und sicher zur Verfügung gestellt werden. Durch die sichere Lagerung dieser Dokumente wird die Effizienz der Vertriebsaktivitäten unterstützt.

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Rechtsabteilung

Um die rechtliche Absicherung eines Unternehmens zu gewährleisten, muss eine Vielzahl an Dokumenten sicher gelagert werden und ein schneller Zugriff muss gewährleistet sein.

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Weitere Informationen rund um Archivierung

Aktive Akte

Scan-on-Demand

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Telesto

Die Zertifizierungen der Rhenus Archiv Services

DIN ISO 9001

DIN ISO 9001

DIN ISO 11799

DIN ISO 11799

DIN ISO 27001

DIN ISO 27001

DIN ISO 50001

DIN ISO 50001

GLP

GLP

Unsere Zertifikate im Überblick

Lagern Sie Ihre Akten aus - einfach und effizient.

Checkliste Archivierungsanbieter

Broschüre – externe Aktenarchivierung

Video: Wie falte ich einen Rhenus-Karton?