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Aktenlagerung
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Aktenlagerung Ihrer Dokumente und Akten

Durch die gesetzlichen Auflagen sind Unternehmen und auch die öffentliche Verwaltung verpflichtet, so gut wie alle anfallenden Dokumente aufzubewahren. Die Aktenlagerung ist zu einer immensen und kostspieligen Aufgabe geworden - wenn man diese allein durchführen muss. Durch die Aktenlagerung mit der zertifizierten Rhenus Archiv Services schonen Sie Ihre wertvollen Ressourcen und können sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren. Wir stellen sicher, dass Sie Ihre wichtigsten Dokumente schnell vorliegen haben und dass die Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Dadurch verhindern Sie, dass wertvoller Platz durch die Lagerung alter, nicht genutzter Akten verloren geht.  

Aktenlagerung – Der Umzug ins Sicherheitsarchiv

Nachdem Sie Ihre Akten und Dokumente sorgfältig beschriftet und in Rhenus-Kartons verstaut haben, holt unser Kurierfahrer die Kartons bei Ihnen ab und überführt diese zur Aktenlagerung in eines unserer Hochsicherheitsarchive. Sobald Ihre Kartons bei uns ankommen, übernehmen geschulte Mitarbeiter die Datenerfassung in unser Archivsystem. Je nach Vereinbarung erhalten dabei die Akten als auch die Kartons per Barcode eine eindeutige Kennung. Über diesen Code werden die Akten direkt mit dem Lagerplatz verknüpft.

Sollten Sie bei der Aufbereitung und Verstauung der Akten Hilfe benötigen, stehen wir Ihnen dabei selbstverständlich zur Seite.  

Die Leistungen für die Aktenlagerung

  • Individualisierter Zugriff  
    Sie haben Ihre Akten in unseren Sicherheitsarchiv eingelagert und benötigen jetzt ein Dokument oder eine Akte zur weiteren Bearbeitung? Kein Problem – auch nach der Aktenlagerung bleiben Ihre Dokumente über unsere internetbasierte Business Networking Platform (BNP) jederzeit für Sie greifbar. Mit unserem Service Scan-on-Demand können wir Ihnen Ihre Akten in digitaler Form zur Verfügung stellen. Aber auch physisch können Sie auf Ihre Akten zugreifen. Per Kurier oder mit unserem eigenen Zusteller liefern wir Ihre Akten an Sie aus. 

  • Hochsicherheitsarchive für garantierten Schutz 
    Unsere zertifizierten Hochsicherheitsarchive unterliegen den strengsten Sicherheitsvorschriften. Wir bieten absolute Transparenz in Ihren Dokumenten- und Aktenbeständen durch ein hochmodernes Archivsystem, das im eigenen Rechenzentrum in Deutschland gehostet wird. Jede Aktenbewegung wird im Archivsystem revisionssicher erfasst, sodass der Status der Akte jederzeit nachvollziehbar ist. 

  • Aufbewahrungsfristen im Blick durch die Aktenlagerung                                                                                                                                                                                                                 Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen übernehmen wir mit Ihrer Zustimmung auch die Vernichtung der Unterlagen. Wir ermitteln mindestens einmal jährlich, welche Unterlagen das Vernichtungsdatum erreicht haben, und schlage diese zur Aktenvernichtung vor. Die Vernichtung erfolgt nach Bundesdatenschutzgesetzt sowie gemäß DIN-Norm 66399, Schutzklasse 2 – Sicherheitsstufe P3. Sie erhalten nach der Vernichtung das entsprechende Zertifikat sowie die sogenannten Wiegescheine von uns. 

Die Vorteile der Aktenlagerung

  • Sparen von Ressourcen 

  • Höchste Sicherheit 

  • Flächendeckend vertreten 

  • Eigene Kurierfahrer 

  • Best Practice 

 

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Die Zertifizierungen der Rhenus Archiv Services

DIN ISO 9001

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DIN ISO 9001


Die international anerkannte Norm für Qualitätsmanagementsysteme. Ziel ist die transparente Festlegung von Unternehmensprozessen und vor allem die flexible Optimierung dieser.

DIN ISO 11799

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DIN ISO 11799


Die Norm für die Anforderung an die Aufbewahrung von Archiv- und Bibliotheksgut. Um eine langfristige Erhaltung und Nutzung des Archiv- und Bibliotheksguts gewährleisten zu können, müssen besondere Bedingungen gegeben sein.

DIN ISO 27001

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DIN ISO 27001


Die führende Norm für Informationssicherheits-Managementsysteme mit den wichtigsten Vorgaben zum optimalen Schutz von Daten.

DIN ISO 50001

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Die ISO 50001 ist eine internationale Energiemanagementnorm. Ziel der Norm ist es, Unternehmen bei der Aufstellung eines Energiemanagements zu unterstützen.

GLP

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GLP


Das GLP ist ein Qualitätssystem. Das GLP Zertifikat steht für die höchste Qualität bei der Durchführung von nicht-medizinischen gesundheits- und umweltrelevanten Sicherheitsprüfungen.

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0800 100 41 68 info.ros@rhenus.com