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Interne Aktenlagerung

Aktenlagerung – Mit Archiv Services Ihr internes Archiv optimieren

Tagtäglich werden die verschiedensten Dokumente und Unterlagen in einem Unternehmen benötigt. Daher ist die sichere, richtige und schnell auffindbare Sortierung dieser Dokumente wichtig. Durch die gesetzliche Aufbewahrungsfrist müssen Akten und Dokumente asserviert werden, auch wenn man diese nicht mehr nutzt. Damit Sie Ihre Geschäftsunterlagen sicher lagern, unterstützt Rhenus Archiv Services Sie bei der Optimierung der Lagerung in Ihren Räumlichkeiten. So können Sie Ihre Unterlagen revisionssicher und ohne Outsourcing einlagern.
Bei der internen Aktenlagerung und -aufbewahrung optimieren wir das Aktenlagersystem von Ihnen und passen es an die Bedienungen vor Ort an. Dadurch gewährleisten Sie, dass Ihre Akten sicher aufbewahrt werden.
Nutzen Sie den Service von Rhenus Aktenlagerung und bewahren Sie Ihr Akten kosteneffizient und ressourcensparend auf.

Die richtige Aktenaufbewahrung mit Rhenus Aktenlagerung

Sie haben genug Platz, um Ihre Akten und Dokumente intern sicher zu lagern, aber benötigen Unterstützung bei der richtigen Aktenaufbewahrung und ein Aktenaufbewahrungssystem, um Ihre Akten vor fremden Zugriff sicher zu schützen und dennoch schnell zu finden?
Nach der optimierten internen Aktenlagerung mit Rhenus Archiv Services können Sie sicher sein: Sie finden Ihre Akten gut sortiert wieder und nur autorisierte Personen erhalten Zugriff. Wir gewährleisten die Sicherheit Ihrer Akten zu jeder Zeit!

Sollten Sie merken, dass Sie entweder zu viele alte, nicht verwendete Dokumente bsitzen, der Platz in Ihrem hauseigenen Archiv nicht mehr ausreicht oder Sie Akten und Dokumente, die Sie nicht täglich benötigen, doch extern auslagern wollen, unterstützen wir Sie gerne dabei!
Und das Beste: Durch unsere vorherige Optimierung Ihres internen Archivs ist der Aufwand für die externe Aktenarchivierung viel geringer, denn die Barcodierung Ihrer Akten und die Datenerfassung wurden schon durchgeführt und sich in unserer Business Networking Platform eingepflegt. So müssen wir für die externe Archivierung Ihrer Akten nur in Rhenus-Kartons verpackt und in eines unserer Hochsicherheitslager transportieren.

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Datenschutz für Ihre Geschäftsunterlagen

Interne Aktenlager optimieren

Rhenus Archiv Services bringt über 25 Jahre Erfahrung in der Informations- und Dokumentenverwaltung mit sich und das für Unternehmen in den verschiedensten Größen. Profitieren Sie also von unseren Erfahrungen im Bereich der internen Aktenlagerung und -aufbewahrung und senken Sie Ihren Verwaltungsaufwand. Durch die Kombination des Outsourcings mit der internen Dokumentenarchivierung im eigenne Haus steigern Sie die Effizienz Ihrer Dokumentenverwaltung enorm.

Individuelle Lösungen

Interne Dokumentenverwaltung

Wir erbringen alle Leistungen einer sicheren Aktenlagerung für Sie – von der Bereitstellung der Infrastruktur bis zur Übernahme und dem Betrieb von Archiven und Registraturen in Ihrem Haus. Rhenus Archiv Services hat sich im Bereich der internen Aktenlagerung auf die optimale Ausnutzung der Lagerflächen sowie die sichere Einsortierung der Akten spezialisiert. Durch unsere Expertise für die Aktenarchivierung und -lagerung können wir Ihnen nicht nur ein individuelles, sonder auch ein ideales Aktenaufbewahrungssystem aufbauen und Ihre Arbeit somit effizienter gestalten.

Datenschutz für Ihre Geschäftsunterlagen

Gemeinsam mit unseren Kunden entwickeln wir spezifische, auf die Anforderungen abgestimmte Datenschutzkonzepte. Denn personenbezogene Daten bedürfen besonderer Datensicherheit. Sie müssen jederzeit vor unbefugtem Zugriff, Veränderungen oder Verlust gesichert werden, insbesondere während der Aktenarchivierung im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und der anschließenden Vernichtung. Deshalb orientieren wir uns generell am BSI-Grundschutz und haben zu diesem Zweck nach ISO 27001 zertifizieren lassen.

Ihre Vorteile mit Rhenus Aktenlagerung

Sicherheit

Mit unserem Service der internen Aktenlagerung bieten wir Ihnen die Betreuung Ihres Archivs mit unserer Sicherheit an, datenschutzkonform und risikoreduziert.

Professionelles Management

Durch unser professionelles Dokumentenmanagement können Sie sicher sein, dass Ihre Geschäftsunterlagen platz- und zeitsparend in Ihrem Hause gelagert werden.

Ressourcen sparen

Die interne Aktenlagerung ist oftmals ressourcenintensiv und zeitaufwendig. Mit unserem Service wird die interne Aktenlagerung für unsere Kunden effizienter und kostengünstiger.

Kosten sparen

Die richtige Aktenlagerung kann sehr teuer sein. Vertrauen Sie daher einem Profi, der Ihnen den Ballast von den Schultern nimmt. Wir helfen Ihnen dabei, Ihre Akten intern einzulagern – so effizient wie möglich.

Zertifizierung

Alle unsere Prozesse sind zertifiziert nach ISO 9001 und ISO 27001.

Zugriffskontrolle

Mit unserer Zugriffskontrolle und -dokumentation werden unternehmensinternen Ressourcen gespart und revisonssichere Aktenlagerung und -aufbewahrung gewährleistet.

Aktenlagerung im eigenen Unternehmen

Effizient mit der Hilfe von Rhenus Archiv Services.

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Fragen und Antworten zur internen Aktenlagerung mit Rhenus

Warum ist die korrekte Aktenlagerung intern gleichermaßen wichtig?

Unternehmensunterlagen beinhalten oft interne Informationen, die nicht nach außen dringen dürfen und auch personenbezogenen Daten, die nach der DSGVO geschützt werden müssen. Daher muss auch bei der internen Aktenaufbewahrung eine Zugriffskontrolle gewährleistet werden, denn nicht jeder Mitarbeiter darf Zugriff zu jedem Dokument im Unternehmen haben. Sollten es zu eine Datenschutz-Verstoß kommen, kann das Bußgeld bis zu 20 Millionen Euro oder für Unternehmen von bis zu vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes betragen. Hier wird danach entschieden, welcher Betrag am Ende höher ist.

Daher empfehlen wir Ihnen, die interne Aktenaufbewahrung mit Rhenus Archiv Services durchzuführen. Durch unsere Expertise können wir Ihnen die datenschutzkonforme Aufbewahrung gewährleisten.

Wie müssen Akten gelagert werden?

Folgende Ansprüche müssen für eine optimale Lagerung in Ihrem Archiv bzw. für den Raum, in dem die Dokumente gelagert werden, erfüllt werden:

güt belüftet und isoliert
keine Termperaturschwankungen über +/- ein Grad
keine direkte Sonneneinstrahlung
Zugriffsgeschützt
Abschließbar
Dauerhafte Überwachung
Brandschutzmaßnahmen sind gegeben

Sollten Sie diese Punkte mit Ihrem internen Archiv nicht erfüllen können, können Sie die externe Aktenarchivierungs-Dienstleistung von uns in Anspruch nehmen. Wir besitzen deutschlandweit mehrere Hochsicherheitsarchive, die mit den modernsten Sicherheitstechniken ausgestattet sind.

Was muss beim Archivieren beachtet werden?

Grundsätzlich muss beim Archivieren beachtet werden, dass eine übersichtliche Dokumentation besteht, wer welches Dokument wann eingesehen hat. Ihre Geschäftsunterlagen müssen jederzeit auffindbar und einsehbar sein.
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist gibt zudem vor, dass die Unterlagen auch nach den Fristen noch lesbar sind.

Welche Akten müssen aufbewahrt werden?

Folgende Unterlagen sind vermehrt von den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betroffen:

Rechnungen
Belge
Verträge
Dokumente
und viele weitere Unterlagen

Wann dürfen Akten vernichtet werden?

Akten und Dokumente dürfen nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist entweder nach sechs Jahren oder nach zehn Jahren vernichtet werden. Patientenakten und bestimmte Produkte zum Beispiel haben eine Aufbewahrungsfrist von bis zu 30 Jahren. In unserer Business Networking Plattform wird da Vernichtungsdatum der Akten und Dokumente festgehalten, sodass die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten und die Unterlagen nach Ablauf gesetzeskonform vernichtet werden können.