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Die Rhenus Archiv Services GmbH unterhält ein integriertes Managementsystem. Alle Prozesse und Arbeitsabläufe sind vollständig dokumentiert. Der Aufbau der Prozesslandschaft orientiert sich am Aufbau und den Anforderungen der ISO 9001. Das QM-System wird zentral gesteuert und an allen Standorten genutzt.
Die Dokumentation erfolgt über ein zentral gesteuertes Dokumentenmanagementsystem. So ist es möglich, übergreifende Normanforderungen Rhenus-weit über alle Standorte zu verteilen. Jede Gesellschaft pflegt einen eigenen „Bereich“, in dem sie die dienstleistungsbezogenen Themen oder besondere Anforderungen darstellt. Quartalsweise werden die Aktualisierungen in den Arbeitsanweisungen und Prozessbeschreibungen veröffentlicht. Bevor sie Anwendung in den Standorten finden, werden die Inhalte fachbezogen an die Mitarbeiter weitergegeben. Über das Dokumentenmanagementsystem wird garantiert, dass die Mitarbeiter ausschließlich auf die aktuelle, geprüfte und freigegebene Version zugreifen können.