Insolvenzakten – Die Aufbewahrung und Archivierung
Während und nach einer Insolvenz stellt sich sowohl für den Insolvenzverwalter als auch für Unternehmen die Frage: Wohin mit den Akten, denn die Aufbewahrungsfrist für die Dokumente und Akten entfällt nach einer Insolvenz oder Liquidation nicht. Die Verantwortlichen müssen sich sowohl weiterhin um die gesetzes-konforme Aufbewahrung und Lagerung der übriggebliebenen Akten kümmern.
Als professioneller Archivierungsdienstleister möchte REMONDIS Archiv Services Sie auf diesem Weg begleiten. Sowohl die Aufbewahrung der Insolvenzmasse als auch weitere Unterlagen aus dem Unternehmen, wie zum Beispiel die Personalakten - wir kümmern uns um eine fachgerechte und sichere Archivierung in ganz Deutschland und Europa. Unsere Hochsicherheitsarchive bieten ausreichend Kapazität und hohen Schutz für Ihre Unterlagen.
Wir reduzieren Ihre Insolvenzmasse
Egal, ob Sie Ihre Akten intern im Unternehmen aufbewahren oder extern lagern, die damit verbundenen Lagerhaltungskosten sind unausweichlich. Deshalb bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre Insolvenzmasse effizient zu reduzieren, wenn Sie diese bei uns einlagern.
Dabei sparen Sie nicht nur Kosten, sondern erhalten einen besseren Überblick über die vorhandenen Unterlagen.
So funktioniert es:
Bei Abholung der Akten, werden diese zunächst von unseren Mitarbeitern verpackt und anschließend im Sicherheitsarchiv erfasst. Daraufhin erstellen wir Ihnen eine Vernichtungsvorschlagsliste.
Sollten Sie die Vernichtungsvorschlagsliste freigeben, sortieren REMONDIS Archiv Services Mitarbeiter Ihre Unterlagen fachgerecht und pflichtbewusst aus.
Für den Vernichtungsprozess stellt unser Schwesterunternehmen, REMONDIS Data Office, speziell, verschlossene Aktenvernichtungsbehälter zur Verfügung. Die Behälter werden von der REMONDIS Data Office abgeholt und die darin befindlichen Unterlagen datenschutzkonform vernichtet.
Über die Durchführung der Dokumentenvernichtung erhalten Sie anschließend ein Zertifikat.
Reduzieren Sie jetzt gemeinsam mit uns Ihre Insolvenzmasse und lagern Sie in unseren Sicherheitsarchiven nur die Unterlagen, die Sie tatsächlich benötigen.
Vertrauen Sie auf unserer Expertise und sparen Sie Zeit und Geld bei der Verwaltung Ihrer Akten.
Die auf dieser Seite befindlichen Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt worden und erheben nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Diese Informationen ersetzen in keinem Fall eine juristische noch eine steuerliche Beratung.
Die Aufbewahrung und Archivierung der Insolvenzmasse
Wir unterstützen Insolvenzverwalter bei der Archivierung von Insolvenzakten, denn nach einer Insolvenz müssen die Geschäftsunterlagen nach HGB §257, §157 weiterhin nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen asserviert werden.
Doch was genau muss ein Insolvenzverwalter alles aufbewahren?
- Vermögensverzeichnis
- Vermögensübersicht
- Umfang des Gläubigerverzeichnis
- Gesamter Schriftverkehr u.v.m.
Daraus kann eine umfassende Menge an Dokumenten und Akten resultieren, sodass ein transparenter Überblick nicht immer gegeben sein kann.
Daher empfehlen wir Insolvenzverwaltern auf unsere Dienstleistung in der externen Aktenarchivierung zurückgreifen. Durch unsere jahrelange Expertise und Erfahrung archivieren wir die gesamte Insolvenzmasse Ihrer Klienten sowie deren übriggebliebenen Dokumente und Akten sicher in unseren Hochsicherheitsarchiven.
Sollten Sie im späteren Verlauf eine Auskunft über die bei uns eingelagerten Akten geben müssen oder diese selber benötigen, liefern unsere Kurierfahrer die Akten bis zu Ihnen oder wir stellen Ihnen diese durch unseren Scan-on-Demand Service zur Verfügung. Mit dem Scan-on-Demand Service können Sie nun die Unterlagen mit Ihrem eigenen Kunden-Login auf unserer Business Networking Platform einfach, bequem und sicher einsehen
Wie lange müssen Insolvenzakten aufbewahrt werden?
- Empfangene Handelsbriefe
- Kopien von versandten Handelsbriefen
- Geschäftspapiere
- Unterlagen mit handelsrechtlicher und steuerlicher Bedeutung
- Buchungsunterlagen
- Inventare
- Eröffnungsbilanz
- Jahresabschlüsse
- Einzelabschlüsse
- Lagebericht
- Konzernabschlüsse und -lagebericht
- Zum Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen
- Sonstige Organisationsunterlagen & Buchungsbeläge
Doch auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind Unterlagen aufzubewahren, wenn sie für bestimmte Sachverhalte von Bedeutung sind, wie zum Beispiel eine Außenprüfung, eine vorläufige Steuerfestsetzung oder ein anhängiges Ermittlungsverfahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt stets zum Ende des Jahres, in dem die letzte Eintragung in den Büchern vorgenommen wurde. Sollten die Unterlagen weiterhin benötigt werden, haben wir als Archivierungsdienstleiter die nötigen Kapazitäten und übernehmen, falls erforderlich, auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist die Archivierung Ihrer Unterlagen.
Die Akten- und Dokumentenarchivierung nach Insolvenz oder Liquidation
Durch die gesetzliche Aufbewahrungsfrist sind die Verantwortlichen auch nach Einstellung der Geschäftstätigkeit weiterhin zur sicheren Aufbewahrung von steuerlich relevanten Unterlagen verpflichtet. Jedoch stehen die Geschäftsräume für die Unterlagen, welche noch 10 Jahre aufbewahrt werden müssen, nicht mehr zur Verfügung.
Daher betreut REMONDIS Archiv Services Sie als kompetenter Partner bei der Archivierung der übriggebliebenen Unterlagen.
Wir sorgen für einen reibungslosen Ablauf beim Transport Ihrer Geschäftsunterlagen in unsere Hochsicherheitsarchive. Auch nach der Dokumentenarchivierung können Sie weiterhin schnell und einfach Ihre Unterlagen einsehen – mit unserem Scan-on-Demand Service. Wir scannen die von Ihnen benötigen Dokumente ein und stellen diese über Telesto zur Verfügung. Sollten Sie doch mal mehrere Ordner oder Kartons benötigen, liefern unsere Kurierfahrer die angeforderten Dokumente zu Ihnen und im Anschluss wieder sicher ins Archiv.
Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden?
- Buchungsunterlagen
- Jahresabschlüsse
- Einzelabschlüsse
- Lageberichte
- Konzernabschlüsse und -lageberichte
- Arbeitsanweisungen, um die obenstehenden Dokumente zu verstehen
- weitere Organisationsunterlagen
- Handelsbriefe (Sowohl erhaltene als auch versandte in Kopie)
Buchungsbelge
und viele weitere Unterlagen.
Falls Unterlagen für das Besteuerungsverfahren wichtig sind, müssen zu den steuerrechtlichen Unterlagen außerdem alle sonstigen dazugehörigen Unterlagen aufbewahrt werden.
Da hier eine Menge Papier anfällt und der hauseigenen Keller nicht genug Kapazitäten bietet, sollten Sie Ihre Unterlagen REMONDIS Archiv Services, einem erfahrenen und kompetenten Archivierungsdienstleister anvertrauen. In den Rehnus-eigenen Sicherheitsarchiven können die einzulagerten Unterlagen so lange wie benötigt archiviert werden.
Lagern Sie Ihre Insolvenzakten aus - einfach und effizient.
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