Aktenlagerung – Mit Archiv Services Ihr internes Archiv optimieren
Tagtäglich werden die verschiedensten Dokumente und Unterlagen in einem Unternehmen benötigt. Daher ist die sichere, richtige und schnell auffindbare Sortierung dieser Dokumente wichtig. Durch die gesetzliche Aufbewahrungsfrist müssen Akten und Dokumente asserviert werden, auch wenn man diese nicht mehr nutzt. Damit Sie Ihre Geschäftsunterlagen sicher lagern, unterstützt REMONDIS Archiv Services Sie bei der Optimierung der Lagerung in Ihren Räumlichkeiten. So können Sie Ihre Unterlagen revisionssicher und ohne Outsourcing einlagern.
Bei der internen Aktenlagerung und -aufbewahrung optimieren wir das Aktenlagersystem von Ihnen und passen es an die Bedienungen vor Ort an. Dadurch gewährleisten Sie, dass Ihre Akten sicher aufbewahrt werden.
Nutzen Sie den Service von REMONDIS Aktenlagerung und bewahren Sie Ihr Akten kosteneffizient und ressourcensparend auf.
Die richtige Aktenaufbewahrung mit REMONDIS Aktenlagerung
Sie haben genug Platz, um Ihre Akten und Dokumente intern sicher zu lagern, aber benötigen Unterstützung bei der richtigen Aktenaufbewahrung und ein Aktenaufbewahrungssystem, um Ihre Akten vor fremden Zugriff sicher zu schützen und dennoch schnell zu finden?
Nach der optimierten internen Aktenlagerung mit REMONDIS Archiv Services können Sie sicher sein: Sie finden Ihre Akten gut sortiert wieder und nur autorisierte Personen erhalten Zugriff. Wir gewährleisten die Sicherheit Ihrer Akten zu jeder Zeit!
Sollten Sie merken, dass Sie entweder zu viele alte, nicht verwendete Dokumente besitzen, der Platz in Ihrem hauseigenen Archiv nicht mehr ausreicht oder Sie Akten und Dokumente, die Sie nicht täglich benötigen, doch extern auslagern wollen, unterstützen wir Sie gerne dabei!
Und das Beste: Durch unsere vorherige Optimierung Ihres internen Archivs ist der Aufwand für die externe Aktenarchivierung viel geringer, denn die Barcodierung Ihrer Akten und die Datenerfassung wurden schon durchgeführt und sich in Telesto eingepflegt. So müssen wir für die externe Archivierung Ihrer Akten nur in REMONDIS-Kartons verpackt und in eines unserer Hochsicherheitslager transportieren.
Ihre Vorteile mit REMONDIS Aktenlagerung
Sicherheit
Mit unserem Service der internen Aktenlagerung bieten wir Ihnen die Betreuung Ihres Archivs mit unserer Sicherheit an, datenschutzkonform und risikoreduziert.
Professionelles Management
Durch unser professionelles Dokumentenmanagement können Sie sicher sein, dass Ihre Geschäftsunterlagen platz- und zeitsparend in Ihrem Hause gelagert werden.
Ressourcen sparen
Die interne Aktenlagerung ist oftmals ressourcenintensiv und zeitaufwendig. Mit unserem Service wird die interne Aktenlagerung für unsere Kunden effizienter und kostengünstiger.
Kosten sparen
Die richtige Aktenlagerung kann sehr teuer sein. Vertrauen Sie daher einem Profi, der Ihnen den Ballast von den Schultern nimmt. Wir helfen Ihnen dabei, Ihre Akten intern einzulagern – so effizient wie möglich.
Zertifizierung
Alle unsere Prozesse sind zertifiziert nach ISO 9001 und ISO 27001.
Zugriffskontrolle
Mit unserer Zugriffskontrolle und -dokumentation werden unternehmensinternen Ressourcen gespart und revisonssichere Aktenlagerung und -aufbewahrung gewährleistet.
Aktenlagerung im eigenen Unternehmen
Effizient mit der Hilfe von REMONDIS Archiv Services.
Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf!
Fragen und Antworten zur internen Aktenlagerung mit REMONDIS
Unternehmensunterlagen beinhalten oft interne Informationen, die nicht nach außen dringen dürfen und auch personenbezogenen Daten, die nach der DSGVO geschützt werden müssen. Daher muss auch bei der internen Aktenaufbewahrung eine Zugriffskontrolle gewährleistet werden, denn nicht jeder Mitarbeiter darf Zugriff zu jedem Dokument im Unternehmen haben. Sollten es zu eine Datenschutz-Verstoß kommen, kann das Bußgeld bis zu 20 Millionen Euro oder für Unternehmen von bis zu vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes betragen. Hier wird danach entschieden, welcher Betrag am Ende höher ist.
Daher empfehlen wir Ihnen, die interne Aktenaufbewahrung mit REMONDIS Archiv Services durchzuführen. Durch unsere Expertise können wir Ihnen die datenschutzkonforme Aufbewahrung gewährleisten.
Folgende Ansprüche müssen für eine optimale Lagerung in Ihrem Archiv bzw. für den Raum, in dem die Dokumente gelagert werden, erfüllt werden:
- güt belüftet und isoliert
- keine Termperaturschwankungen über +/- ein Grad
- keine direkte Sonneneinstrahlung
- Zugriffsgeschützt
- Abschließbar
- Dauerhafte Überwachung
Brandschutzmaßnahmen sind gegeben
Sollten Sie diese Punkte mit Ihrem internen Archiv nicht erfüllen können, können Sie die externe Aktenarchivierungs-Dienstleistung von uns in Anspruch nehmen. Wir besitzen deutschlandweit mehrere Hochsicherheitsarchive, die mit den modernsten Sicherheitstechniken ausgestattet sind.
Grundsätzlich muss beim Archivieren beachtet werden, dass eine übersichtliche Dokumentation besteht, wer welches Dokument wann eingesehen hat. Ihre Geschäftsunterlagen müssen jederzeit auffindbar und einsehbar sein.
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist gibt zudem vor, dass die Unterlagen auch nach den Fristen noch lesbar sind.
Folgende Unterlagen sind vermehrt von den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betroffen:
- Rechnungen
- Belege
- Verträge
- Dokumente
…und viele weitere Unterlagen
Akten und Dokumente dürfen nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist entweder nach sechs Jahren oder nach zehn Jahren vernichtet werden. Patientenakten und bestimmte Produkte zum Beispiel haben eine Aufbewahrungsfrist von bis zu 30 Jahren. In unserer Business Networking Plattform wird da Vernichtungsdatum der Akten und Dokumente festgehalten, sodass die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten und die Unterlagen nach Ablauf gesetzeskonform vernichtet werden können.
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